Conditions générales de vente

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CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE – CLIENTS PROFESSIONNELS

L’Hôtel ALBERT 1ER une SARL, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le N° 71080259600019 dont le siège social est au 8, rue Rivals, 31000 TOULOUSE – France, et dont le n° de TVA intracommunautaire est FR 55710802596, Assureur le cabinet Allianz Sebastien Desarnauts, 11 Port Saint-Étienne, 31000 Toulouse
Contact de l’hôtel par téléphone +33 (0)5 61 21 47 49 ou e-mail event@hotel-albert1.com

1. APPLICATION

Aux termes de l’article L 441-6 du code de commerce, les présentes CGV régissent les rapports entre l’Hôtel Albert 1er, d’une part et les professionnels du voyage d’affaires ou les personnes physiques ou morales effectuant une réservation groupes professionnels, séminaires, réunions, congrès, conventions, manifestations, résidentiels ou non, dans le cadre de leur activité professionnelle, d’autre part, et ce quel que soit le mode opératoire utilisé pour la réservation.
Le fait de passer réservation implique l’adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes CGV.
Les conditions générales de vente et les conditions particulières forment un ensemble qui fait partie intégrante du contrat de vente et dont l’acceptation globale est obligatoire avant la conclusion de toute vente.
Aucune condition générale ou spécifique communiquée par le client ne pourra s’intégrer aux présentes conditions générales.
En cas de contradiction entre le bon de réservation (devis ou facture proforma) et les conditions générales, les dispositions figurant au bon de réservation seront les seules applicables pour l’obligation en cause.
L’accord du Client concernant les conditions générales de vente de la SARL ALBERT 1ER et les conditions de vente du tarif réservé intervient lors de la réservation ; aucune réservation n’est possible sans cet accord.

2. CAPACITÉ

Tout client de l’hôtel reconnaît avoir la capacité juridique lui permettant de de s’engager au titre des présentes conditions générales.
L’ensemble des informations accessibles sur le Site web et les Services mobiles, permettant la réservation des services, est présenté en langue française ainsi que dans plusieurs autres langues étrangères.

3. CONFIRMATION DE RÉSERVATION

Toute réservation n’est confirmée qu’après retour du devis / de la facture proforma établi par l’hôtel, signé et paraphé avec l’apposition de la mention « Bon pour Accord ».
Ces documents devront obligatoirement être accompagnés du paiement d’arrhes correspondant à 50% du montant global de la réservation.

4. PRIX ET GARANTIE DE PRIX :

Les prix sont exprimés en Euros hors taxes et sont indiqués avant et lors de la réservation.
Les prix indiqués ne comprennent que les prestations strictement mentionnées dans la réservation.
Une facture est établie par l’hôtel Albert 1er et remise au Client lors de chaque fourniture de Services.
Les conditions de détermination du coût des services dont le prix ne peut être connu à priori ni indiqué avec exactitude, ainsi que la méthode de calcul du prix permettant de vérifier ce dernier, seront communiquées au Client ou feront l’objet d’un devis détaillé, à la demande du Client conformément aux dispositions de l’article L 441-6 du Code de commerce.
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Les tarifs indiqués sont susceptibles de modification sans préavis. Les tarifs confirmés sur le devis de l’hôtel sont fermes pour 30 jours à partir de la date du devis. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques, les tarifs applicables étant alors ceux en vigueur le jour de l’évènement.
Dans le cadre d’une réservation pendant une période de salon ou d’évènement, des conditions spécifiques pourront être applicable et indiquées au moment de la réservation.
Le cas échéant, une facture ou un avoir sera édité après le séjour du groupe afin de régulariser la facturation.

5. RÉSERVATION ET GARANTIE DE RÉSERVATION

Le Client doit adresser par écrit (courriel ou courrier) à l’hôtel ALBERT 1ER la liste nominative des participants à la manifestation, aux repas et l’attribution des chambres au plus tard 7 jours avant la date d’arrivée prévue.
La réduction du nombre de Participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation. La réduction des prestations commandées (nombre de repas, buffet, cocktail ou autres) est également considérée comme une annulation partielle de la réservation.
Le Client reconnaît avoir pris connaissance de la nature, de la destination et des modalités de réservation et avoir sollicité et obtenu des informations nécessaires et/ou complémentaires pour effectuer sa réservation en parfaite connaissance de cause.
Le Client étant seul responsable de son choix des services et de leur adéquation à ses besoins, la responsabilité de l’Hôtel ALBERT 1ER ne pourra être recherchée à cet égard.
La réservation ne sera confirmée par l’Hôtel ALBERT 1ER par mail qu’une fois le règlement effectué.
A défaut de versement, l’Hôtel ALBERT 1ER ne confirmera pas la réservation et ne garantira pas la disponibilité des espaces/chambres réservées.
Toute demande de modification d’une réservation doit être formulée auprès de l’hôtel
– par téléphone au +33 (0)5 61 21 47 49, tous les jours de la semaine dans les horaires d’ouverture de l’hôtel
– par mail à l’adresse event@hotel-albert1.com
La modification de réservation n’est ferme et définitive qu’après réception de la confirmation par l’hôtelier et accusé réception au client.
Les demandes de modifications peuvent entraîner, le cas échéant, l’application des conditions d’annulation.

6. MODALITÉS DE RÈGLEMENT

6.1 Paiement

Le paiement est à effectuer dans la monnaie locale du pays où est implanté l’hôtel. Les frais bancaires restent à la charge du client.
Dans le cadre d’une réservation avec ou sans hébergement le paiement du solde de la facture globale sera effectué au plus tard 7 jours ouvrables avant la date d’arrivée.
La taxe de séjour doit être réglée sur place par les participants ou le Client avant le départ du groupe.
L’hôtel décline toute responsabilité quant aux conséquences d’un départ retardé du fait de cet encaissement.
Tout incident de paiement subi par l’hôtel pourra entraîner la rupture de l’accord conclu avec le Client et/ou l’annulation des réservations sans indemnité pour le client.
En cas de retard de paiement et de versement des sommes dues par le Client au-delà du délai ci-dessus fixé, et après la date de paiement figurant sur la facture adressée à celui-ci, des pénalités de retard calculées au taux contractuel de 10 % du montant TTC du prix des Services figurant sur ladite facture, seront automatiquement et de plein droit acquises à l’Hôtel ALBERT 1ER, sans formalité aucune ni mise en demeure préalable.
En cas de non-respect des conditions de paiement figurant ci-dessus, l’Hôtel Albert 1er se réserve en outre le droit de suspendre la fourniture des Services réservés par le Client, de suspendre l’exécution de ses obligations et d’annuler les éventuelles remises accordées à ce dernier.
Il est en outre rappelé qu’une indemnité forfaitaire de 40€ sera due pour frais de recouvrement à l’occasion de tout retard de paiement.
Toute modification ou instauration de nouvelles taxes légales ou réglementaires imposées par les autorités compétentes seront automatiquement répercutées sur les prix indiqués à la date de la facturation.

6.2 Extras

Le règlement des extras (blanchisserie, minibar, téléphone…) et autres prestations réclamées individuellement par un ou plusieurs des participants, notamment les services proposés à l’article 9 des présentes CGV et qui n’auraient pas été comprises dans la réservation effectuée par le Client pour le groupe, sera assuré directement par les participants concernés à la réception de l’hôtel avant leur départ (paiement individuel).
À défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au contrat (extras, repas…), la facture sera adressée au Client qui s’engage à la régler au plus tard dans les 30 jours de la date de la facture.
Dans le cas de paiement individuel, l’acompte versé au moment de la réservation sera restitué au Client dans les 8 jours suivant la réception par l’établissement concerné, de la totalité des sommes dues au titre de la manifestation. Toute somme non réglée sera déduite du montant de l’acompte, le solde étant restitué au Client.

7. ANNULATION

En cas de non-présentation (annulation sans préavis) ou réservation tardive (délai de sept (7) jours ouvrés ou moins entre la date de la demande et la date de réservation), l’Hôtel ALBERT 1ER facturera au Client une indemnité égale à 100 % du montant TTC des prestations hôtelières, séminaires, réunions manifestation réservés, sur la totalité du séjour.
La réduction du nombre de Participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation. La réduction des prestations commandées (nombre de repas, buffet, cocktail ou autres) est également considérée comme une annulation partielle de la réservation.
En cas d’interruption de la manifestation du fait du client, l’intégralité du prix convenu sera encaissée.
Le Client reconnaît avoir pris connaissance de la nature, de la destination et des modalités de réservation et avoir sollicité et obtenu des informations nécessaires et/ou complémentaires pour effectuer sa réservation en parfaite connaissance de cause.
Le Client étant seul responsable de son choix des services et de leur adéquation à ses besoins, la responsabilité de l’Hôtel ALBERT 1ER ne pourra être recherchée à cet égard.

8. MISE A DISPOSITION D’ESPACES

Le Client devra informer l’Hôtel ALBERT 1ER avant la date de l’événement, de toute modification du nombre de participants à la manifestation.
En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le contrat/devis, le Client pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’établissement.
De même, il est expressément prévu que le Client ne pourra pas se retourner contre l’hôtel ALBERT 1ER au cas où des travaux auraient lieu, pendant tout ou partie des prestations, dans l’enceinte de l’hôtel ou en dehors.
Le Client ne pourra pas obtenir de l’hôtel une compensation financière ou des dommages et intérêts en cas de modification des espaces initialement prévus ou en cas de travaux.
Toute demande de modification de mise en place (changement de mobilier, de salle, de tout élément de l’espace) par rapport au contrat/devis accepté doit se faire par écrit au maximum 48 h avant le début de l’événement. Au-delà de ce délai de 48 h, une majoration tarifaire sera appliquée par l’hôtel en fonction des modifications demandées par le Client.
Par ailleurs, en cas de non-disponibilité de l’hôtel, en cas de force majeure, de problème technique dans l’hôtel ou pour toute autre raison, celui-ci se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un hôtel de catégorie équivalente, l’ensemble des frais inhérents au transfert restant à la charge de l’hôtel (sauf cas de force majeure), qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité complémentaire.

9. UTILISATION DES ESPACES

Le Client accepte et s’engage à utiliser les espaces en bon père de famille. Aussi tout comportement contraire aux bonnes moeurs et à l’ordre public amènera l’hôtelier à demander au Client et/ou aux participants à la manifestation de quitter l’établissement sans aucune indemnité et ou sans aucun remboursement de l’ensemble des journées réservées.
En cas de problème, le Client devra engager sa responsabilité civile. En cas de dégradation, l’hôtel se réserve le droit de facturer au Client le coût de réparation ou de remplacement. Il en est de même pour toute infraction constatée après le départ du Client où le montant des compensations sera débité sur la carte du Client.
Les enfants présents sont sous l’entière responsabilité du Client.
Pour des raisons de sécurité et pour le respect de chacun, il est formellement interdit de fumer dans tout l’hôtel et ce y compris dans les chambres.

10. FORCE MAJEURE

La force majeure s’entend de tout événement extérieur aux parties présentant un caractère à la fois imprévisible, insurmontable et extérieur aux parties qui empêche soit le Client, soit l’hôtelier d’assurer tout ou partie des obligations prévues au contrat. Sont considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit ceux habituellement reconnus par la jurisprudence des Cours et Tribunaux français.
Chaque partie ne pourra être tenue responsable à l’égard de l’autre partie en cas d’inexécution de ses obligations résultant d’un événement de force majeure. Il est expressément convenu que la force majeure suspend, pour les parties, l’exécution de leurs obligations réciproques et que chaque partie supporte la charge des frais qui en découlent.

11. SÉJOUR A L’HÔTEL

En application de la réglementation en vigueur dans certains pays, il pourra être demandé au Client, à l’arrivée à l’hôtel, de remplir une fiche de police. Pour ce faire, il sera demandé au client de présenter une pièce d’identité afin de vérifier si celui-ci doit compléter ou non la fiche de police.
Pour la sécurité des biens et des personnes, l’établissement est placé sous vidéo surveillance à enregistrement.
Les animaux ne sont pas acceptés dans l’hôtel.
La bonne utilisation du WIFI est conditionnée au respect de la charte WIFI, dont le Client prend connaissance avant connexion.
Le Client accepte et s’engage à utiliser la chambre en bon père de famille. Aussi tout comportement contraire aux bonnes moeurs et à l’ordre public amènera l’hôtelier à demander au Client de quitter l’établissement sans aucune indemnité et ou sans aucun remboursement si un règlement a déjà été effectué. Dans le cas où aucun règlement n’a encore été effectué, le Client devra s’acquitter du prix des nuitées consommées avant de quitter l’établissement.
En cas de problème, le Client devra engager sa responsabilité civile. En cas de dégradation, l’hôtel se réserve le droit de facturer au Client le coût de réparation ou de remplacement. Il en est de même pour toute infraction constatée après le départ du Client où le montant des compensations sera débité sur la carte du Client.
Les enfants sont sous l’entière responsabilité du Client.
Pour des raisons de sécurité et pour le respect de chacun, il est formellement interdit de fumer dans tout l’hôtel et ce y compris dans les chambres.
Les chambres sont mises à disposition des clients à compter de 15h00 heures et doivent être libérées le jour du départ avant 11h00 heures. En cas de dépassement, un supplément « late check out » à hauteur de 20 euros sera exigé jusqu’à 16h00. Au-delà de 16h00, une nuit supplémentaire sera facturée.

12. PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES

a. Prestations proposées par des sociétés extérieures à l’hôtel
L’Hôtel ALBERT 1ER propose de mettre en relation les clients avec des prestataires de services extérieurs à l’hôtel et notamment :
– Chauffeur privé (transfert aéroport/hôtel)
– Service de nettoyage à sec
– Vente de tickets de parking, de billets de musées,…
– Sociétés d’animations évènementielles (teambuilding, activité de groupes, …)
La mise en relation avec ces prestataires est possible via la réception ou via le/la Responsable Commercial.e auprès desquels toutes les informations concernant ces services sont disponibles.
L’Hôtel ALBERT 1er décline toute responsabilité concernant les services proposés et effectués par des prestataires extérieures.

b. Prestations de location de vélos
L’Hôtel ALBERT 1ER met à disposition de ses clients des vélos ; l’ensemble des conditions de ce service (tarifs, engagements, restitution, garantie, vol) sont à disposition des clients auprès de la réception.

13. RÉCLAMATIONS

Toute réclamation doit être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception auprès de l’hôtelier et ce, dans un délai de 8 jours à compter de la date de la manifestation.

14. RESPONSABILITÉ

La responsabilité de l’hôtel en cas de vol ou dégradations d’effets personnels des clients répond aux conditions des articles 1952 et suivants du Code Civil.
Les papiers d’identité et objets précieux (montre, bijoux, moyen de paiement, etc…) doivent être placés dans le mini coffre prévu à cet effet dans les chambres. Pour les objets plus volumineux, un coffre-fort est disponible à la réception. L’hôtel ALBERT 1ER propose en outre un service de bagagerie payant à la réception (tarifs disponibles à la réception ou sur demande par téléphone ou mail). Avant toute remise à la bagagerie, le client établira la liste des papiers d’identité et objets précieux contenus dans les bagages, remise à l’Hôtel ALBERT 1ER. Des coffres forts étant mis à disposition dans les chambres et à la réception, ainsi qu’une bagagerie à la réception, l’Hôtel ALBERT 1ER décline toute responsabilité en cas de vol.
Pour toute organisation de manifestation commerciale, jeux concours, compétition de tout type, exposition, vente au déballage, ou tout type d’événement qui en raison de son objet ou de sa qualification juridique nécessiterait une quelconque autorisation, déclaration préalable, licence ou formalités assimilées conformément à la réglementation en vigueur, le Client s’engage à obtenir les éléments nécessaires auprès des autorités compétentes et agir dans le cadre de la règlementation applicable, et s’engage à garantir l’Hôtel ALBERT 1ER de ce fait. L’Hôtel ALBERT 1ER pourra annuler ou résilier le contrat à tout moment, au tort exclusif du Client, dans le cas où il servirait de support à une manifestation contraire à l’ordre moral ou aux bonnes moeurs.
Tout projet concernant la décoration, l’aménagement et l’installation technique des locaux devra être soumis raisonnablement à l’avance à l’Hôtel ALBERT 1ER pour approbation écrite préalable. A l’issue de la manifestation, le Client s’engage à retirer toutes les installations à ses frais afin que les locaux soient restitués dans leur état originel. Aucun mets ou boisson apportés de l’extérieur par le Client ou ses invités ne sera admis, sans autorisation préalable de la part de l’Hôtel.
Après minuit, le niveau sonore dans les salons ne devra pas gêner la clientèle de l’Hôtel ALBERT 1ER ainsi que son voisinage immédiat. L’Hôtel ALBERT 1ER se réserve le droit de limiter le niveau sonore en cas d’excès. Le Client s’engage à respecter les horaires prévus dans les conditions particulières au niveau de l’occupation des espaces et salons.
Pour les spectacles et programmes musicaux à organiser et produire pour la manifestation, le Client sera seul responsable de toute demande d’autorisation et/ou de déclaration auprès de la SACEM ou des différents organismes collectifs ou administrations concernées ainsi que tout paiement afférent aux droits des auteurs, producteurs et des artistes interprètes. Le Client garantit l’Hôtel ALBERT 1ER contre toute réclamation à ce titre.

15. DÉLOGEMENT

En cas d’évènement exceptionnel ou d’impossibilité de mettre la chambre réservée à disposition du client ou en cas de force majeure, l’hôtel choisi se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement le Client dans un hôtel de catégorie équivalente, pour des prestations de même nature et sous réserve de l’accord préalable du Client.
L’éventuel surcoût de la chambre, le transport entre les deux hôtels et un appel téléphonique restent à la charge de l’hôtel choisi.

16. GARANTIE CONTRACTUELLE

Le Client bénéficie d’une garantie contractuelle sur toute non-conformité que pourrait présenter le service.
Il est souligné que les photographies présentées sur le site internet ou ceux des partenaires ont une valeur simplement indicative. Bien que les meilleurs efforts soient faits pour que les photographies, représentations graphiques et les textes reproduits pour illustrer l’Hôtel ALBERT 1ER donnent un aperçu aussi exact que possible des prestations d’hébergement proposées, des variations peuvent intervenir, notamment en raison du changement de mobilier ou de rénovations éventuelles.
L’Hôtel ALBERT 1ER ne saurait être tenu pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution de la réservation en cas de force majeure, du fait du tiers, imprévisible et insurmontable, du fait du client, notamment l’indisponibilité du réseau internet, impossibilité d’accès au site web, intrusion extérieure, virus informatiques ou en cas prépaiement non autorisé par la banque du porteur.
En complément des dispositions précédentes, il est précisé que les partenaires sont responsables de la promotion des offres diffusées sur leurs propres sites web, services mobiles et/ou de tout autre outil permettant d’accéder au site internet.

17. UTILISATION DES PHOTOGRAPHIES

Pendant le séjour à l’hôtel, il est possible que l’accord du Client soit sollicité pour être photographié et pour l’utilisation de cette photographie. Une fois l’accord donné, l’Hôtel ALBERT 1ER pourra utiliser les photographies, pour toute projection publique, publicité, presse, réseaux sociaux, site internet, publications électroniques.
L’Hôtel ALBERT 1ER s’interdit expressément de procéder à une exploitation des photographies susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation de la/les personne(s) photographié(es), ni d’utiliser les photographies objets de ladite autorisation sur tout support ou autre exploitation préjudiciable. L’Hôtel ALBERT 1ER tiendra à disposition de la personne photographiée un justificatif de chaque parution, disponible sur simple demande.
En donnant son autorisation, la/les personne(s) photographié(es) confirme(nt) que son/leur autorisation est donnée en connaissance de cause sans contrepartie. Ils ne pourront prétendre à aucune rémunération du fait des utilisations des images réalisées.

18. CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

L’Hôtel ALBERT 1ER recueille, traite et utilise les données personnelles du Client uniquement si celui-ci a donné son accord au préalable ou si les dispositions légales le permettent. L’Hôtel ALBERT 1ER recueille, traite et utilise uniquement les données nécessaires au fonctionnement de ses services et du portail en ligne et/ou des services qui y sont proposés.
L’Hôtel ALBERT 1ER ne vendra ces données à des tiers en aucun cas. Les données sont transférées à des tiers uniquement si cette opération se révèle nécessaire dans le cadre des réservations auprès du logeur choisi par le client ou de l’exécution d’autres services à fournir par l’Hôtel ALBERT 1ER. Cela comprend expressément tout transfert de données aux filiales ou autres sous-traitants du mandataire utile au traitement de la réservation, entrant dans le champ d’application des structures contractuelles respectives et dans le cadre des réglementations légales en vigueur, notamment dans le respect de la confidentialité des données.
Des informations détaillées sur la confidentialité des données et le traitement des données personnelles peuvent être consultées dans la notice sur la confidentialité des données.

19. RÈGLEMENT AMIABLE DES LITIGES

Le Client est informé de la possibilité de recourir, en cas de contestation relative aux présentes conditions générales, à une procédure de médiation conventionnelle ou à tout autre mode alternatif de règlement des différends, dans les conditions prévues au Titre Ier du Livre VI du Code de la Consommation.
Après avoir saisi le service client ou l’hôtel pour tenter de résoudre le litige à l’amiable, et en cas de réponse négative ou de l’absence de réponse dans un délai de soixante (60) jours à compter de la saisine, le client peut saisir le Médiateur du Tourisme et du Voyage. Les informations (coordonnées et modalités de saisine) concernant le Médiateur sont disponibles sur le site https://www.mtv.travel/contact/.
La saisine du Médiateur peut se faire dans un délai de douze (12) mois après la première réclamation.
Le client est également informé par l’Hôtel ALBERT 1ER de l’existence d’une plateforme européenne de Règlement en Ligne des Litiges (« RLL ») à laquelle il peut recourir. Le client peut y accéder depuis le lien suivant : http://ec.europa.eu/consumers/odr/.

20. DROIT APPLICABLE

Tout différend, toute réclamation ou tout litige relatif aux modalités de réservation d’un séjour ou d’une chambre d’hôtel sont soumis au droit français sans faire obstacle aux dispositions impératives protectrices éventuellement applicables du pays de résidence des consommateurs.

A Toulouse le 01/01/2019

L’HÔTEL ALBERT 1ER